Integri G5

Funkční popis informačního systému Integri G5

Informační systém Integri G5 je určen pro velké a střední správce bytového fondu pro zajištění co nejefektivnější a nejúplnější podpory svým uživatelům. Je postaven na těchto základních pilířích:

  • Jednotná bytová evidence obsahující všechny spravované objekty. V rámci této evidence jsou jednotlivé typy vizuálně a logicky odlišeny (vlastní objekty, SVJ, objekty spravovaných bytových družstev). Samozřejmostí zůstává možnost přístupu z hlediska právě zpracovávané firmy. To znamená, že jsou zobrazeny pouze objekty dané firmy.
  • Jednotná technická správa umožňuje přístup k technickému popisu a údržbě bez ohledu na zpracovávanou firmu. Kromě již standardních funkcí jako pasportizace, sledování oprav a sledování revizí zavádí informační systém Integri G5 další rozšíření. Jde především o evidenci investičních akcí s jednotlivými událostmi souvisejícími se zařizováním projektů, stavebního řízení, dotací, půjček a následné ekonomické vyhodnocení akce. Další novou funkcí je evidence pojištění škodních událostí. Samozřejmostí v oblasti technické správy je úplná propojenost s bytovou evidencí a ekonomickými agendami.
  • Tříúrovňová hierarchická struktura zpracovávaných firem ve tvaru Hlavní správce - Spravovaný subjekt - Podřízené subjekty spravovaného. Struktura zpracovávaných firem je přímo propojena s centrální bytovou evidencí a dává tak základ pro stanovení účetních vztahů a souvislostí mezi spravovanými objekty a účetní evidencí zúčastněných firem.
  • Sledování organizačních záležitostí správy. Tato část zahrnuje evidence funkcionářů, schůzí, došlé a odeslané pošty. Funkcionáře lze evidovat v libovolné organizační struktuře. Evidence schůzí spravovaných subjektů dovoluje detailně sledovat průběh hlasování a sledovat úkoly vzniklé z usnesení spravovaných objektů. Evidence pošty je rozšířena o emailové zpravodajství (hromadné zasílání informačních emailů vybraným subjektům), evidenci dokumentů datových schránek a oběhy dokumentů mezi uživateli Integri G5.
  • Možnost evidence pohledávek centrální bytové evidence vůči firmám v hierarchické struktuře zpracovávaných firem. Informační systém Integri G5 umožňuje evidovat na jednom prostoru libovolné množství pohledávek a to těchto firem hierarchické struktury:
    • Firma, která objekt vlastní (SVJ, bytové družstvo či jiný majitel)
    • Firma, která objekt spravuje (správní firma)
    • V případě tříúrovňové struktury i firma bývalého bytového družstva (jen pokud to není hlavní správce).
  • Hromadné zpracování ve všech částech informačního systému Integri G5. Všechny funkce informačního systému Integri G5 jsou schopny provozu ve dvou základních módech. A to:
    • v módu hromadného zpracování, kdy je daná funkce provedena naráz v předem specifikovaném rozsahu spravovaných firem (objektů),
    • v módu individuálního přístupu, kdy je daná funkce zpracována jen ve vybrané zpracovávané firmě a jejích objektech.
    Příkladem nejefektivnějšího využití této vlastnosti je tvorba předpisů, zpracování inkasních plateb (SIPO, Sporožiro), elektronické zpracování bankovních výpisu, hromadná tvorba platebních příkazů, tvorba výkazů, které správce předává spravovaným objektům, hromadné provedení účetních závěrek a podobně.
  • Univerzální platební brána umožňuje provádět párování jakékoli položky účetního peněžního rozhraní (banka, složenka, pokladna, sipo, atd.) s vybraným objektem (pohledávkou na prostoru) centrální bytové evidence. Podmínkou je provedení platby buď ve firmě, které daný objekt bytové evidence patří, nebo ve firmě, která objekt bytové evidence spravuje. Při pravidelné měsíční závěrce pak systém vyhodnotí provedené platby a stanoví vzájemnou souvztažnost pohledávek a závazků mezi správcem a spravovanou firmou. Tuto souvztažnost promítne do účetních evidencí včetně detailního protokolu (např. seznam vlastníků spravované firmy-SVJ, kteří zaplatili nájem v pokladně správce). Vzájemné peněžní vypořádání je tak přeneseno na mezi-firemní úroveň.
  • Přeúčtování účetních hodnot prvotně evidovaných u správce do spravované firmy. Tato funkce provádí automatizovaný převod účetních hodnot prvotně zaevidovaných u správce na spravovanou firmu-SVJ. Výsledkem převodu je opět vzájemný pohledávko-závazkový vztah mezi správcem a spravovanou firmou.
  • Centrální kontrola stavů bytové a účetní evidence. Jedná se o nově koncipovaný nástroj umožňující plně automatizovanou kontrolu následujících evidencí:
    • Kontrola převodu úhrad z účetních evidencí do evidence bytové. Při této kontrole je zjišťováno, zda nedošlo k rozdílu mezi platbami evidovanými v účetních systémech a bytové evidenci. V případě zjištění rozdílu systém přímo identifikuje doklady, které tento rozdíl způsobily.
    • Kontrola stavu sald bytové a účetní evidence. Tato kontrola umožňuje provádět kontrolu stavu sald evidovaných v bytové evidenci se stavem salda v evidenci účetní. V případě zjištění rozdílu pak systém nabízí sadu analytických nástrojů, které umožňují nalézt důvod zjištěné odchylky.
    • Kontrola pohledávko-závazkových vztahů mezi správcem a spravovanou firmou. Při této kontrole jsou porovnávány stavy na pohledávko-závazkovém rozhraní vybudovaném z důvodů univerzální platební brány a automatizovaného přeúčtování.
    • V rámci centrální kontroly pak lze provádět přímé opravy týkající se jak bytové, tak účetní evidence.

Popis zajímavých vlastností a funkcí informačního systému Integri G5

Tento dokument si neklade za cíl seznámit případného zájemce se všemi funkcemi informačního systému Integri G5. Zaměřuje se spíše na obecný popis tohoto informačního systému. Proto budou v následující stati uvedeny pouze vlastnosti a funkce, které nejsou zcela obvyklé či standardní.

  • Datové sjednocení všech spravovaných firem v oblasti bytové evidence a technického úseku. V těchto agendách můžete pracovat s konkrétním spravovaným subjektem nebo se všemi subjekty najednou. To přinese podstatné zvýšení produktivity hromadného zpracování.
  • Centrální evidence osob. Jedná se o jedinečnou evidenci všech osob, které jsou jakýmkoli způsobem zaznamemány v informačního systému Integri G5. Všechny evidence (př. uživatelé bytů, spoluvlastníci, funkcionáři, zaměstnanci apod.) se pak odvolávají na osoby v centrální evidenci osob. Tímto uspořádáním je zaručena jedinečnost informací o osobách (telefonní kontakt, mail, kontaktní adresy a pod.)
  • Účetnictví a související evidence jsou vedeny pro každou spravovanou firmu samostatně, ale všechny úlohy a funkce lze spouštět přes všechny spravované firmy.
  • Možnost individualizace chování systému pomocí globálních parametrů. Globální parametry umožňují modifikovat chování funkcí v rámci celého informačního systému a to tak, aby systém co nejlépe vyhověl požadavkům koncového uživatele.
  • Nastavení číselníků systému je koncipováno tak, aby hodnoty v číselníku platily pro všechny evidované objekty s možností tvorby výjimek chování pro určitou skupinu objektů nebo samostatný objekt.
  • Automatická aktualizace typových číselníků. Všechny číselníky, které se odvolávají na hodnoty státní správy (např. číselník ulic, psč, banky apod.) jsou jednou týdně automaticky aktualizovány tak, aby obsahovaly aktuální údaje.
  • Archivace všech provedených změn. Informační systém Integri G5 je ve všech důležitých evidencích vybaven archivací provedených změn a to tak, aby bylo možno zjistit kdo, kdy a jakou změnu v dané evidenci provedl. Uvedená vlastnost pak umožňuje velmi efektivně dohledat „viníka“ případných problémů.
  • Přístupová práva je možno nastavovat ve dvou úrovních a to:
    1. Přístupy ke spravovaným firmám.
    2. Přístupy k funkcím informačního systému platným v rámci přístupných spravovaných firem nebo pro každou přístupnou spravovanou firmu individuálně.
  • Propojení evidovaných objektů s externími dokumenty-datové úložiště. Informační systém Integri G5 umožňuje připojit k evidovaným objektům (např. domy, prostory, uživatelé prostor, faktury apod.) libovolné dokumenty externího prostředí (např. dokumenty Word, Libre Office, obrázky apod.). Samotné uspořádání evidence externích dokumentů je podporováno funkcí „Externí datové úložiště“, která umožňuje definovat logickou strukturu ukládaných dokumentů.
  • Poštovní modul. Tento subsystém umožňuje evidovat došlou a odeslanou poštu. Mimo prosté evidence pošty dokáže provádět následující činnosti:
  • Řídí oběh dokumentace uvnitř firmy.
  • Stahuje obsah datových schránek do přijaté pošty.
  • Rozesílá dokumenty odeslané pošty skupinám adresátů pomocí standardní pošty, hybridní pošty, datových schránek, mailu a SMS.
  • Podpora vlastní údržby. Pokud správce nemovitostí provádí vlastními silami i údržbu nemovitosti, poskytuje informační systém Integri G5 podporu této činnosti. V rámci této podpory dokáže sledovat obchodní případ související s údržbou nemovitosti od objednávky po konečnou zakázku. Systém sleduje naběhlé náklady, na jejichž základě vytváří podklad pro fakturaci. Celý proces je ukončen automatizovanou fakturací.
  • Insolvenční rejstřík. Funkce insolvenční rejstřík komunikuje automaticky se serverem finanční správy a „stahuje“ informace o insolvencích, které následně páruje s osobami centrální evidence osob a s evidencí externích firem (dodavatelé a odběratelé). Obě tyto evidence jsou vybaveny zobrazováním informací o insolvenci. Zároveň k této funkci existuje evidenční rozhraní, které umožňuje vyhodnocovat všechny informace insolvenčního rejstříku.
  • Podpora evidence externích firem. Evidence externích firem obsahuje funkci umožňující kontrolu údajů evidovaných v informačním systému Integri G5 a v www aplikaci ARES. V případě neshody informací je nabízena automatická oprava dle www aplikace Ares. Samozřejmostí je i kontrola důvěryhodnosti firmy z pohledu Ministerstva financí (DPH).
  • Komunikace s weby státní správy (OR, KN, Insolvence, průběh soudního řízení, mapy)
  • Export dat je možno provádět třemi různými způsoby a to:
    1. Pomocí specializovaných programů, které jsou vytvořeny pro nejčastěji se opakující požadavky na export dat (př. export účetních dat pro auditory, export údajů pro firmy provádějící vyúčtování apod.)
    2. Pomocí standardních tiskových výstupů
    3. Z pohledů na data (př. evidence faktur, evidence uživatelů bytů apod.)
    Data lze exportovat do následujících datových formátů. TXT, CSV, XML, HTML, XLS a ODS